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モバイルノートPC導入事例-コクヨ株式会社 様

モバイルノートPC導入事例-コクヨ株式会社 様

動画はこちらをご覧ください。

持ち運びやすさと高いセキュリティを両立する
モバイル PC でより柔軟なワークスタイルへ

コクヨ株式会社(以下、コクヨ)は1905年の創業以来、「世の中の役に立つ」、すなわち1人ひとりの成功・成長をサポートすることで、社会全体をじわじわと豊かにしていくことを企業の目的(企業理念)として、文具、事務用品を製造・販売するステーショナリー関連事業と、オフィス家具、公共家具の製造・販売、オフィス空間構築などを行うファニチャー関連事業、オフィス用品の通販とインテリア・生活雑貨の販売を行う通販・小売関連事業の3つの事業を柱としている。オフィスでの働き方を提案する上で、他社に先駆け早期からワークスタイル変革を進めてきた同社は、富士通の「LIFEBOOK U937/P」を導入したことで、さらにその取り組みを前進させている。

【 導入事例概要 】
業種 製造
ハードウェア FUJITSU Notebook LIFEBOOK U937/P
OS Windows 10 Pro(64bit)
CPU インテル® Core™ i5-7300U プロセッサー(HTテクノロジー対応)
【 課題と効果 】
1 従来のノートPCは、重たすぎるため持ち運びには向かなかった 重さ799g、厚さ15.5mmという軽量・薄型なノートPCを採用することで、モバイルワークが促進された
2 社外での作業(在宅勤務などを含むテレワーク)用のデバイスとしてiPadを推奨していたが、資料の編集作業には非効率で、PCの代わりにはならなかった 働き方の多様化に柔軟に対応でき、移動中や隙間時間の活用など、時間を効率的に使えるようになった
3 PCを社外に持ち出して使用する際に情報漏えいを防止するための仕組みが必要だった 端末にデータを残さない仕組みの構築および、指紋認証機能を搭載したPC導入で高度なセキュリティを実現した

導入の背景

“より良い働き方”を顧客に提案するために社内のワークスタイル変革を進めていく

キャンパスノートをはじめとするさまざまな文具や事務用品、オフィス家具の製造・販売を手がけるコクヨ。単にオフィス家具を販売するのではなく、働く空間づくりや働き方の提案も行えることが強みであり、ユニークポイントといえる。 

コクヨ株式会社 経営管理本部 情報システム部 インフラプランニングユニット長 弁木 純 氏

コクヨ株式会社
経営管理本部
情報システム部
インフラプラニングユニット長
弁木 純 氏

「お客様により良い“働き方”や“オフィス空間の在り方”、“オフィスの使い方”を提案するためにも、当社では早い時期からオフィスのフリーアドレス化やクラウド環境の構築などに取り組み、柔軟性の高い環境を構築してきました」。こう語るのは、コクヨの情報システム部 インフラプラニング ユニット長の弁木純氏だ。実際に社員たちが働く現場を一般公開することで、ソリューションの効果を体験できる「ライブオフィス」も、働き方にこだわる同社ならではの取り組みだろう。

「日本全国で展開している当社のライブオフィスは、ビジネスの課題解決をリアルに体験していただける空間です。最先端のテクノロジーを活かしたワークスタイルの中で、社員が実際に働きながら得たアイデアやノウハウは大きな武器になっています」と弁木氏は話す。

そうしたオフィスでのワークスタイル改革を進めてきた同社では、出張先や在宅においても働きやすい環境を整えるため、セキュリティの高いモバイルPCの導入を検討していたという。

コクヨのオフィス内の写真

導入のポイント

799gという持ち運びやすさと高度なセキュリティ環境の両立

以前は、営業担当の社員にはノートPCとiPad の 2 台が支給され、オフィスではノート PC、外出先では iPad という使い分けがされていたというコクヨ。当時の課題について、同じくインフラプラニングユニットの井口圭介氏はこう話す。

「外出や出張の多い営業担当の社員から“ノートPCが重すぎて持ち歩く気にならない”、“iPadでは資料の編集がしにくい”といった声が数多くあがっていました。そこで、軽量・薄型のモバイルPCにリプレースするための検討をはじめたのです」

コクヨ株式会社 経理管理本部 情報システム部 インフラプランニングユニット 井口圭介氏

コクヨ株式会社
経営管理本部
情報システム部
インフラプラニングユニット
井口 圭介 氏

テレワークへの対応も軽量なモバイルPCに切り替える後押しになったという。さまざまな選択肢の中から富士通LIFEBOOK U937/Pを選定した理由については、次のように話す。

「一番の理由は、13.3型の画面サイズでありながらも軽量・薄型なことでした。以前のノート PC は、持ち歩きの際の重さが課題となっていました。また、ノートPCと iPadの2台支給からLIFEBOOK U937/P 1台の支給に変更したことで、総コストを下げることもできました」

13.3型液晶、厚さ15.5mm、重さ799gというスペックは、モビリティ面でもユーザビリティ面でも選定のポイントとなったようだ。さらにセキュリティ面でのメリットについて、井口氏は「パスワード入力では盗み見されるリスクもありますので、指紋認証機能を搭載できることは安心感につながっています。また、オプションとして手のひら静脈認証を搭載できる点も評価しています」と説明する。

これまでコクヨでは、社外での情報漏えいを防ぐために、ノート PC の持ち出しは原則禁止(持ち出しには申請が必要)であったため、社外での働きやすさを追求するためにも、高いセキュリティが求められていたのである。こうして同社では、営業担当社員を中心にモバイルPCとしてLIFEBOOK U937/P 500台が導入されることになった。

導入の効果

営業社員満足度90%以上 社外でのPC作業が大幅に効率化

コクヨでは、外出先でもオフィスと同様の環境でPC作業をすることができるよう LIFEBOOK U937/Pの導入と共に、高いセキュリティレベルのPC環境を構築した。具体的には、VPN接続で社内のサーバー上のファイルを、PCのローカルにあるファイルを扱う感覚で操作できる仕組みを導入することで、端末自体へのデータ保存を不可としたほか、USB ポートの使用も制限している。

「安全性の高いPC環境を実現したことで、社員も安心してモバイルPCを社外に持ち出せるようになりました。LIFEBOOK U937/Pの薄さと軽さも手伝って、営業担当社員のワークスタイルは大きく変わってきています」(井口氏)

実際にLIFEBOOK U937/Pを活用している社員からは好評の声が上がっている。例えば、ある男性社員からは、「タブレットからモバイルPCになったことで、オフィスに戻らなくても見積作業ができるのは便利」という意見のほか、「営業の隙間時間を有効に使えるので、残業時間が減りました。ACアダプタが小型ですので出張の時にも助かっています」という評価の声が上がっている。さらに、同社にて時短勤務をしている、ある女性社員からは、「薄くて軽いので、リュックでなくショルダーバッグで運べるようになりました」という声を聞くことができた。社内アンケートでは、今回導入したPC環境に対して、社員の90%以上が満足しているという結果も出ている。

コクヨ写真:指紋認証

指紋認証によるシングルサインオンでPCの起動がスマートに

LIFEBOOK U937/Pに指紋認証機能を搭載したことで、従来のパスワード入力に比べてセキュリティが高まると共に、シングルサインオンによりPC操作の利便性が高くなったことも評価の高いポイントだという。

「指紋認証によりパスワードを入力せずにPCへログインできることは、想定以上の反響を得ています。合わせて、シングルサインオンにより、パスワード不要で社内システムやメールソフトにもログインできるため、PC作業が大きく効率化されました」(井口氏)

実際に、「電話に応対しながら、指紋認証によって片手でPCにログインできるので、とても役立っています」という意見も現場で働く社員から上がっている。これらの環境のほか、コクヨではワイヤレスで会議室のモニターに画像や資料を画面共有できるソリューション「インテル® Unite™」を導入しており、持ち運びやすいモバイルPCとの相乗効果で、コラボレーションの促進や会議の効率化につながっていることも導入の効果なのだという。

コクヨ写真:画面共有ソリューション

今後の展望

ICTを活用したコラボレーションでクリエイティブな商品を生み出していく

昨今では、「働き方改革」が各所で叫ばれているが、こうしたキーワードが注目を浴びる以前から、理想的なワークスタイルの追求に力を入れてきたコクヨ。今回のLIFEBOOK U937/Pの導入により、場所を選ばずに働けるICT環境が飛躍的に促進された。そうした現状も踏まえて、弁木氏は今後の展望を以下のように語る。

「働き方を提案する立場から、私たちは時代に先駆けていつでもどこでも働ける環境の構築や、社員が集まってコラボレーションしやすい空間づくりを進めてきました。今後も長年 ICTを用いたオフィス環境づくりをサポートしていただいている富士通さんと共に、よりクリエイティブで想像力豊かな商品・サービスづくりを目指して業務に取り組んでいきたいと思います」

【コクヨ株式会社様 概要】
事業内容 文房具の製造、仕入れ、販売、オフィス家具の製造、仕入れ、販売、空間デザイン、コンサルテーションなど
本社所在地 〒537-8686 大阪市東成区大今里南6丁目1番1号
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【導入事例(PDF版)】

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